MODELO DE CONFIANZA PARA EL USO DE CERTIFICADO DIGITAL EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES FISCALES - PERSONA

A través del presente documento, se define el modelo de confianza para el uso de certificado digital de Facturación Electrónica en documentos electrónicos con fines fiscales por parte de identificado con , con domicilio en la ciudad de , , quien en adelante se denominará el USUARIO hacia THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S identificada con NIT 900.390.126-6, con domicilio en la ciudad de BOGOTÁ D.C, debidamente representado por ORESTES ALBERTO ACOSTA AFONSO identificado con PA No. 172742207, quien se conocerá como el PROVEEDOR TECNOLÓGICO para efectos del envío y recepción de documentos electrónicos con fines fiscales a las entidades gubernamentales reglamentarias, en adelante denominado SERVICIO, de acuerdo a las disposiciones de la Ley 527 de 1999, como los Decretos 333 de 2014 y 1625 del 2016 y de nómina electrónica conforme a los preceptos del parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y la resolución 0013 de 2021.

CONSIDERACIONES:
1. Los documentos electrónicos con fines fiscales requieren de un certificado de firma digital para firmar cada uno de los documentos electrónicos con fines fiscales generados por el USUARIO a través del sistema que dispone el PROVEEDOR TECNOLÓGICO, de acuerdo con lo establecido en, el Decreto 1625 de 2016 articulo 1,6,1,4,1,3, numeral 1 literal d, como las normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.
2. Así mismo el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece que El sistema de facturación electrónica es aplicable no solo a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios sino también a otras operaciones tales como los pagos de nómina.
3. La autoridad de certificación, atendiendo a lo establecido en la Ley 527 de 1999, como el Decreto 333 de 2014 tiene la competencia para emitir el certificado de firma digital para documentos electrónicos con fines fiscales al USUARIO, quien deberá usarlo para el fin correspondiente, de acuerdo con lo establecido en los términos y condiciones de uso del certificado digital, la Declaración de Prácticas de Certificación y la Política de Certificación de Facturación Electrónica de ANDES.
4. El PROVEEDOR TECNOLÓGICO, es el encargado de prestar al USUARIO el servicio de expedición de la factura y nómina electrónica, utilizando su infraestructura tecnológica para lo cual requiere del certificado de firma digital asignado al USUARIO.
5. De acuerdo con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1.13. del Decreto 1625 de 2016, numeral 1, literal d, el certificado de firma digital podrá ser administrado por el PROVEEDOR TECNOLÓGICO en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.

En ese orden de ideas, la autorización del USUARIO al PROVEEDOR TECNOLÓGICO para el uso del certificado digital para documentos electrónicos con fines fiscales se dará en los siguientes términos:

1.OBJETO: EL USUARIO, autoriza de manera exclusiva al PROVEEDOR TECNOLÓGICO para realizar la solicitud, la confirmación, la recepción, el uso, la revocación, la cancelación y la renovación del certificado de firma digital de Facturación Electrónica Persona para documentos electrónicos con fines fiscales emitido por ANDES SCD S.A., para que el PROVEEDOR TECNOLÓGICO pueda prestar el SERVICIO, realizando el proceso de firmado de los documentos electrónicos con fines fiscales que se generen por parte del USUARIO, en cumplimiento de su obligación fiscal.
PARAGRAFO PRIMERO: El USUARIO conoce y acepta los términos y condiciones de uso del certificado de firma digital publicadas en www.andesscd.com.co sección Documentación, Declaración de Prácticas de Certificación (DPC).
PARAGRAFO SEGUNDO: El uso autorizado por el USUARIO del certificado digital al PROVEEDOR TECNOLÓGICO, se permitirá exclusivamente para la finalidad establecida en este numeral, siendo el uso del mencionado certificado con finalidades diferentes, incumplimiento grave por parte del PROVEEDOR TECNOLÓGICO de las condiciones de autorización pactadas, como del servicio prestado, lo que facultará al USUARIO para interponer las acciones legales pertinentes para obtener la indemnización de los perjuicios causados, como el cese de tal conducta por parte del PROVEEDOR TECNOLÓGICO.

2. AUTORIZACIÓN, PIN Y SEGURIDAD. El USUARIO autoriza exclusivamente al PROVEEDOR TECNOLÓGICO para recibir y administrar el PIN de acceso al certificado de firma digital, que será requerido en todas los documentos electrónicos con fines fiscales que requieran ser firmadas digitalmente por el PROVEEDOR TECNOLÓGICO, en nombre del USUARIO.
2.1 RESPONSABILIDAD POR EL USO DEL PIN: En cuanto al manejo del PIN suministrado, el PROVEEDOR TECNOLÓGICO deberá mantener total confidencialidad y en caso de pérdida u olvido notificar inmediatamente al USUARIO, así como a ANDES SCD S.A., y proceder a realizar el procedimiento de revocación del certificado de firma digital que resguarda frente a la entidad de certificación digital.

3. RESPONSABILIDAD: El PROVEEDOR TECNOLÓGICO puede acceder y utilizar el certificado digital sólo para el fin establecido en el numeral primero de estos términos y condiciones, así mismo manifiesta que: (i) no utilizará el Servicio para violar cualquier normatividad o regulación, así como transgredir los procedimientos reglados por la Entidad de certificación que otorga el certificado digital; (ii) No infringirá cualquier derecho intelectual o de propiedad del USUARIO, de ANDES SCD S.A. o de terceros, incluyendo, por ejemplo, software, código, derechos de autor, marcas registradas, marcas de servicio y patentes; (iii) no interferirá con la capacidad de otros USUARIOS para acceder o utilizar el Servicio; (iv) No interferirá o interrumpirá el Servicio de certificación digital de ANDES SCD S.A., sus servidores o redes conectadas al mismo, o desobedecer cualquier requisito, procedimiento, política o normativa de las redes conectadas al Servicio; (v) No reproducirá, duplicará, copiará, utilizará, distribuirá, venderá, revenderá o explotará de cualquier otra forma, con fines comerciales, cualquier porción del Servicio; (vi) No transmitirá o facilitará de otra manera la transmisión por cualquier persona de mensajes de correo electrónico no solicitados, erróneamente etiquetados y / o intencionalmente engañosos (por ejemplo, "spam" o "correo basura"); (Vii) No realizará acciones como copiar, reproducir, publicar, distribuir, modificar, crear obras derivadas de alquilar, vender, transferir, exhibir, transmitir, compilar o recopilar en una base de datos o explotar comercialmente cualquier parte del Servicio, Contenido, en su totalidad o en parte; O (viii) Mantener y garantizar la confidencialidad del PIN asignado, o de las claves temporales, asignadas con posterioridad por ANDES SCD S.A. y autorizadas para su uso por el USUARIO. (ix) No “reflejará” el Servicio o cualquier contenido en cualquier otro servidor (x) Respetar los derechos de terceras personas y responsabilizarse frente a las mismas por los perjuicios que la mala utilización del certificado de firma digital asignada pueda causar, así como salir en defensa de ANDES SCD S.A. y del USUARIO si alguna de ellas es demandada por cualquier circunstancia relacionada con la mala utilización del mismo (xi) Realizar y conservar por sus propios medios los archivos de respaldo o copias de seguridad de la información relacionada con las facturas firmadas digitalmente con el certificado asignado.

4. DERECHOS DE PROPIEDAD. El PROVEEDOR TECNOLÓGICO reconoce que, en la utilización del certificado de firma digital asignado, cualquier tecnología subyacente utilizada y todo el contenido disponible en el Servicio son propiedad de ANDES SCD S.A. y de sus proveedores, está protegido por leyes nacionales y tratados internacionales que cubren los derechos de propiedad intelectual, incluidos los derechos morales y patrimoniales de autor.

5. DISPONIBILIDAD. El USUARIO y EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO aceptan que el acceso y uso del servicio es bajo su propia cuenta y riesgo, ni ANDES SCD S.A., ni sus proveedores subcontratados tienen que garantizar la disponibilidad al 100% de canales que soportan los Servicios.

6. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD.

6.1. RESPONSABILIDAD POR LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL USUARIO: El PROVEEDOR TECNOLÓGICO asume todos los riesgos por perjuicios que pudieran derivarse de conductas como otorgar información falsa, suplantar la identidad de terceros, que sus empleados y contratistas firmen documentos que no tengan relación alguna con los documentos electrónicos con fines fiscales del USUARIO, validar documentos o información incompleta o desactualizada.
Si se cometen conductas delictivas sobre la información o el certificado digital entregados por el USUARIO para la prestación del SERVICIO, EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO saldrá a sanear como único responsable los perjuicios que cause tanto al USUARIO como a terceros y de la misma manera asumirá exclusivamente la responsabilidad civil y penal por sus conductas.

6.2. RESPONSABILIDAD POR DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO: El USUARIO Y EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO reconocen y aceptan que ni ANDES SCD S.A. ni ningún representante, ni trabajador o socio suyo será responsable por la no disponibilidad que en algún momento pueda tener el SERVICIO, no obstante, se compromete a mantener disponible el servicio de verificación de vigencia de los certificados digitales (CRL y OCSP) y a obrar diligentemente para apoyar a EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO en reducir al mínimo las posibilidades de fallas o interrupciones en el mismo. Las fallas ocasionadas por la incapacidad o insuficiencia de los equipos del PROVEEDOR TECNOLÓGICO, o por su falta de conocimientos frente al uso del servicio, así como por fuerza mayor o caso fortuito, o hechos de un tercero, no serán en ningún caso imputables al USUARIO ni a ANDES SCD S.A. y no se podrá exigir de su parte el saneamiento de ningún perjuicio.

6.3. RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIONALIDAD DEL SERVICIO EN LA INFRAESTRUCTURA DEL USUARIO: El PROVEEDOR TECNOLÓGICO será el único responsable de la provisión y el pago de los costos necesarios para asegurar la compatibilidad del servicio (certificado de firma digital), frente a sus equipos, incluyendo todo el hardware, software, componentes eléctricos y otros componentes físicos o lógicos requeridos para acceder y usar el mismo, incluyendo de forma enunciativa pero no limitativa servicios de telecomunicaciones, acceso y conexión a Internet, links, navegadores, u otros programas, equipos y servicios requeridos para acceder y usar el servicio.

6.4. RESPONSABILIDAD FRENTE DELITOS INFORMÁTICOS: En el evento en que el USUARIO sea víctima de alguna de las conductas tipificadas como delito, por la Ley 1273 de 2009 (Ley de delitos Informáticos), en sus sistemas de información, en sus aplicaciones e infraestructura tecnológica, en la ejecución de documentos electrónicos con fines fiscales, o en el acceso y uso del servicio, ataques de phishing, suplantaciones de identidad, por negligencia en el manejo y confidencialidad del certificado digital, por parte del PROVEEDOR TECNOLÓGICO, este será responsable y saneará los perjuicios a que haya lugar, toda vez que es su obligación adoptar las medidas de seguridad, políticas, campañas culturales, instrumentos legales y demás mecanismos para salvaguardar la confidencialidad y el buen uso del certificado digital del USUARIO.

7. TERMINACIÓN. EL USUARIO podrá en cualquier momento solicitar al PROVEEDOR TECNOLÓGICO la suspensión del uso del certificado digital o revocar directamente el mismo, frente a la entidad de certificación, sin limitación o restricción alguna, en los casos que el actuar del PROVEEDOR TECNOLÓGICO, permita inferir al USUARIO que la conducta de este, es violatoria de las leyes vigentes en el territorio o es lesiva de los intereses del USUARIO o vulnera los derechos fundamentales o la integridad física o moral de cualquier otra persona.
Cualquier violación a los términos y condiciones establecidos en el presente acuerdo, dará lugar a la revocación inmediata de la autorización para el uso del certificado por parte del PROVEEDOR TECNOLÓGICO, o la revocación directa del mismo por parte del USUARIO frente a la entidad de certificación. Sin previo aviso y sin notificación de por medio (en el segundo caso), esto sin perjuicio de la indemnización a cargo del PROVEEDOR TECNOLÓGICO y de las responsabilidades legales a que haya lugar.
PARÁGRAFO: en todo caso el USUARIO podrá dar por terminado el presente acuerdo, suspendiendo el uso del certificado y/o revocando directamente el mismo ante la entidad de certificación, de manera unilateral y sin condición alguna, con un aviso previo de por lo menos 30 días calendario de anterioridad a la terminación efectiva del presente convenio.

8. LEY APLICABLE. Los presentes Términos y Condiciones se regulan de acuerdo con lo establecido en las leyes de Colombia. Cualquier controversia que derive de este documento se someterá a los jueces del territorio nacional, y no podrá ser otorgada competencia a otra autoridad por fuera de este.

9. VALIDEZ DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS. Al aceptar los presentes términos y condiciones de uso, el PROVEEDOR TECNOLÓGICO adquiere obligaciones con plena validez y exigibilidad jurídica, de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999, se debe tener en cuenta que las ofertas, mensajes y obligaciones consignadas en mensajes de datos, tienen plena validez y eficacia jurídica y probatoria. Así mismo el PROVEEDOR TECNOLÓGICO acepta recibir comunicaciones del USUARIO electrónicamente. En ese orden de ideas, en caso de ser necesario, el USUARIO se comunicará con el PROVEEDOR TECNOLÓGICO por correo electrónico. EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO entonces acepta que todos los acuerdos, avisos, divulgaciones y otras comunicaciones que se le proporcionen electrónicamente satisfacen cualquier requisito legal, equivalente a si dichas comunicaciones fueran por escrito.

10. DIVISIBILIDAD. En el caso de que cualquier disposición de estos Términos de Uso sea inaplicable o inválida en virtud de cualquier ley aplicable o de que así sea por decisión judicial aplicable, tal inaplicabilidad o invalidez no hará que este Acuerdo sea inválido o inválido en su conjunto y, Dicha disposición se modificará e interpretará de manera que se cumplan mejor los objetivos de dicha disposición dentro de los límites de la ley aplicable o de la decisión judicial pertinente.

11. VIGENCIA: El presente acuerdo tendrá una vigencia equivalente a la del certificado digital de Facturación Electrónica para documentos electrónicos con fines fiscales objeto del mismo, contado a partir de la fecha de expedición del correspondiente certificado por la entidad de certificación digital.

12. FIRMAS DIGITALES. Conforme al artículo 7 del Decreto 2364 de 2012, las partes acuerdan que el método de autenticación OTP utilizado como método de autenticación electrónica cumple con los requisitos de firma electrónica. Así, la parte que suscribe el documento declara que toda la información que entrega para la generación del OTP es verdadera. El suscriptor en todo caso se hará responsable de toda la información que entregue y deberá informar inmediatamente cualquier modificación que ocurra en su sistema de representación legal o en la relación jurídica que tiene con el suscriptor persona natural. Deberá también mantener y garantizar la confidencialidad de los correos y del código de un solo uso pactado como herramienta de autenticación. El suscriptor es el responsable único y directo de la confidencialidad de la información generada con miras a la autenticación electrónica.

13. CANALES DE NOTIFICACIÓN. Para cualquier requerimiento de carácter judicial, administrativo, como para cualquier queja petición y reclamo de por parte del USUARIO, el PROVEEDOR TECNOLÓGICO pone a su disposición los siguientes canales:

Recepción de peticiones escritas a la dirección: Carrera 69Q #78-86 Bogotá D.C. Colombia.
Recepción de correos electrónicos a la dirección: contacto_co@thefactoryhka.com.
Vía telefónica a la Línea MASTER +57 317 668 7663 | (601) 390 95 39 | (601) 508 89 90 | (601) 508 48 68
Área de Contacto: Mesa Control

Para comunicarse con ANDES SCD S.A., Email : ventas@andesscd.com.co
Teléfono : 795 3430 Opción 2